4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; копирование (тиражирование) документов

4.4.1. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Документы изготавливаются при помощи печатающих компьютерных устройств. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник ОДО.

Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал.

Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).

Текст документов на бланках формата А4 печатается с помощью средств ЭВТ через 1 - 1,5 межстрочных интервала шрифтом N 14, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

При печатании документов на пишущей машинке соблюдается отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту" (при использовании бланков с угловым расположением реквизитов), "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ (если содержание документа не нуждается в пояснении и содержит только распорядительную часть);

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля; второй печатается, не заходя за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

4.4.2. Копирование (тиражирование) документов

Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании следующих документов:

заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 15), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником ОДО;

специального журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 16.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных органов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с ОДО.