8.3 Схемы классификации рабочих процессов

Схемы классификации рабочих процессов - это инструменты для обеспечения связи документов с контекстом их создания. За счет связи между требованиями к документам (см. 7.4) и схемами классификации рабочих процессов могут быть организованы надлежащие процессы управления документами.

Связывание документа с контекстом происходит путем его классификации (см. 9.4), которая обеспечивает:

a) применение правил доступа к документам (см. 9.5);

b) выполнение соответствующих правил по передаче документов на хранение или уничтожение (см. 9.9);

c) миграцию документов определенной деловой функции или деятельности в новую среду в результате организационной реструктуризации (см. 9.8).

Разработка схем классификации рабочих процессов, применимых к документам, должна основываться на анализе функций, действий и рабочих процессов (см. 7.3).

Для того чтобы оставаться устойчивыми к организационным изменениям, схемы классификации должны быть основаны на функциях и видах деятельности, а не на организационных структурах.

Схемы классификации рабочих процессов могут быть иерархическими или реляционными и могут состоять из различных уровней отношений, в зависимости от того, что лучше всего отражает деловую деятельность. Характер и степень классификационного контроля должны основываться на требованиях к документам (см. 7.4) и природе используемых документных систем (см. 5.3).

Схемы классификации рабочих процессов могут поддерживаться с использованием таких средств, как тезаурусы, которые используются для индексирования документов для их поиска.