3. Планирование мероприятия

3.1 Организатор начинает планирование с учетом установленных требований (регламентов), осуществляя в первоочередном порядке:

1) поиск и подбор руководителей и персонал;

2) создание условий для работы персонала;

3) формирование основной нормативной правовой базы;

4) установление целей и задач организатора, ключевых принципов, структуры управления;

5) разработку плана-графика подготовки мероприятия.

3.2. Для обеспечения деятельности по подготовке и проведению мероприятия в структуре организации рекомендуется предусмотреть создание проектного офиса, к деятельности которого могут привлекаться внешние эксперты.

Задачами проектного офиса являются:

а) внедрение проектного управления, методологическое обеспечение деятельности организатора в области проектного управления, в том числе сборе и внедрении лучших практик в области проектного управления по проведению мероприятий;

б) организация обучения сотрудников проектному управлению;

в) выбор, внедрение и поддержка информационной системы управления проектами и обучение участников проекта работе с ней.

При организации деятельности проектного офиса возможно воспользоваться следующими национальными стандартами:

ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению программой";

ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту".

3.3. Процесс организации мероприятия разделяется на пять этапов: