3.3.1. Стратегическое (или базовое) планирование

Первый базовый этап (продолжительность - 1 - 6 месяцев), на котором определяются миссия, цели, задачи, основные участники.

Организатор обеспечивает подготовку стратегического (базового) плана проведения мероприятия, который является основой последующего планирования.

На данном этапе определяются функциональные направления деятельности <9>, которые объединяются в организационные блоки, в частности:

--------------------------------

<9> Организационная единица организатора, имеющая четкую зону ответственности по определенному специализированному направлению работ по обеспечению подготовки и проведения мероприятия в соответствии с требованиями всех его участников.

планирование;

спортивная программа и объекты;

технологии и медиа;

сервисы <10>;

--------------------------------

<10> Услуги, которые организатор должен предоставить клиентам мероприятия (аккредитация, транспорт и т.д.).

маркетинг и церемонии;

международные отношения и взаимодействие с органами власти;

корпоративные функции;

безопасность.

По мере разработки основных документов функциональные направления деятельности активируются и оформляются в структурные подразделения.

В ходе подготовки детализируется начатая на этапе заявочной кампании работа по реестру обязательств и требований к организации и проведению мероприятия, на основе которой формируются базовые справочники (справочники функциональных направлений деятельности, объектов, клиентских групп, терминов):

1) анализ основных документов международной спортивной организации;

2) формирование единого реестра обязательств и требований;

3) классификация обязательств и требований с точки зрения рисков;

4) согласование реестра с представителями функциональных направлений деятельности.

Основное внимание на данном этапе уделяется разработке стратегического плана мероприятия - базового высокоуровневого плана (мастер-плана), опирающегося на заявочную книгу, в котором излагаются миссия, общие цели и задачи, основные участники, подходы к работе организатора для их достижения.

Документ описывает стратегические выборы в области планирования, маркетинга, управления рисками, технологий, определяет в разрезе функциональных направлений деятельности планирование работы на всех этапах подготовки и включает в себя план-график подготовки и проведения мероприятия.

Рекомендуется в данном плане-графике предусмотреть подробное описание ключевых контрольных сроков проведения мероприятия и график строительства (адаптации) объектов и инфраструктуры с подробным описанием основных этапов их подготовки.

Стратегическим планом, как правило, определяются укрупненно несколько направлений подготовки операционных документов на следующем этапе операционного планирования, например:

клиентское планирование;

функциональное планирование операций;

планирование работы объектов.