13.3. Система учетных документов архива

13.3.1. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива таможенного органа и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

13.3.2. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого архива таможенного органа. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

13.3.3. Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 57) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (приложение 58) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших);

лист фонда (приложение 59) (для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (приложения 43, 45 и 46) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 60);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение 37).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве таможенного органа составляется паспорт архива таможенного органа, хранящего управленческую документацию на 1 декабря ... г. (приложение 61). Одновременно с паспортом составляются "Сведения о составе и объеме архивных документов" (приложение 62), которые представляются в вышестоящий таможенный орган.

13.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 38) и т.д.