16. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

16. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

16.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на постоянное хранение.

16.2. Архив таможенного органа передает на постоянное хранение документы в соответствующий государственный архив, для которого данный таможенный орган - фондообразователь является источником комплектования.

16.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.

16.4. Предельный срок временного хранения архивных документов в таможенных органах - 15 лет.

16.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

При угрозе утраты (уничтожения) документов может быть осуществлена досрочная передача документов на постоянное хранение.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов таможенным органом по письменному разрешению государственного архива.

16.6. При реорганизации таможенного органа его документы подлежат передаче в таможенный орган, являющийся его правопреемником.

16.6.1. При ликвидации таможенного органа, являющегося источником комплектования государственного архива, документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящего таможенного органа. В случае невозможности передачи документов в вышестоящий таможенный орган по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

16.6.2. Документы ликвидируемого таможенного органа, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в пп. 10.3.29 - 10.3.32 настоящей Инструкции.

16.6.3. Организацию упорядочения документов ликвидируемого таможенного органа, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

16.7. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями таможенного органа и соответствующего архива. В таможенных органах с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

16.8. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел (приложение 63).

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.

Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

16.9. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива осуществляется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.

16.10. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.