10.4. Комплектование архива. Состав документов, подлежащих передаче в архив. Подготовка и порядок передачи документов в архив

10.4.1. Комплектование архива - это систематическое пополнение его документами структурных подразделений и другими документами, предусмотренными положением об архиве.

10.4.2. В архив в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через два года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

10.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Исключением является документация, образующаяся при проведении расследований и осуществлении других процессуальных действий (дела об административных правонарушениях).

10.4.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем таможенного органа.

10.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив должностным лицом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

10.4.6. Прием каждого дела производится должностным лицом архива в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив должностными лицами структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

10.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения таможенного органа ответственный за делопроизводство данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре.

При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае реструктуризации ответственным за делопроизводство реорганизуемого подразделения на передаваемые дела составляются описи (приложение 42) в трех экземплярах: один экземпляр остается в реорганизуемом структурном подразделении, другой - в структурном подразделении, принимающем дела, третий - передается в архив.