6.5. Организация поисковой системы по документам

6.5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в таможенных органах используется КПС "УКИД-Р".

6.5.2. При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").

6.5.3. По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.

6.5.4. КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.

6.5.5. Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного органа.

6.5.6. В структурных подразделениях учет документов, поступивших на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (приложение 27), направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.

Кроме картотек в структурных подразделениях используется также КПС "УКИД-Р".