13.1. Общие требования к учету документов

13.1.1. Учет документов в архиве - это определение их количества и состава в установленных единицах учета, фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

13.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и документов.

13.1.3. Архив таможенного органа осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий государственный архив.

13.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является таможенный орган; описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов таможенного органа на постоянное хранение.