13.2. Единицы учета

13.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд,

единица хранения.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

13.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

13.2.3. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

13.2.4. В архиве ведется централизованный учет документов. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

13.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива определяется приказом руководства таможенного органа. Все учетные документы архива должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.