15.1. Понятие использования документов архива

15.1.1. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

15.1.2. Основными формами использования документов архива являются:

информирование руководства и структурных подразделений таможенного органа, а также других организаций о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании;

исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

использование документов в средствах массовой информации;

подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

выдача документов для работы в читальном зале архива;

выдача документов во временное пользование.

15.1.3. Информирование и исполнение запросов руководителей таможенного органа и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей таможенного органа может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагаются титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри таможенного органа, подписываются лицом, ответственным за архив; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются лицом, ответственным за архив, и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя таможенного органа.