14.6. Историческая справка

14.6.1. В архиве составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его документов, СНСА архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

14.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения таможенного органа, название таможенного органа - предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название таможенного органа-преемника;

задачи и функции таможенного органа, их изменения;

масштаб деятельности таможенного органа, состав системы подведомственных таможенных органов;

место таможенного органа в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности таможенного органа;

структура таможенного органа и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

14.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав НСА к фонду.

14.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и видам документов; содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

14.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

14.6.6. Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архив.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.

14.6.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.