3.7. Служебные письма

3.7.1. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление - обоснование, причины, цели письма;

основное содержание - просьба, решение, напоминание;

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства таможенного органа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя таможенного органа.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение 7); изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается.

Таможенные посты (в составе таможни) оформляют письма на бланках письма таможни.

Использование бланков писем для оформления документов, направляемых таможней таможенным постам и таможенным постом (в составе таможни) в таможню, запрещается.

3.7.4. Датой письма является дата его подписания.

3.7.5. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами; например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается; например:

Приложение: в 3 экз.

или

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ... л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 3 экз. только в первый адрес.