III. Административные процедуры

16. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию запросов и передачу их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности, в случае если они содержат вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного архивного подразделения;

- подготовку архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности либо об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений);

- направление ответов заявителям.

17. Поступившие в органы безопасности запросы регистрируются и передаются в установленном порядке архивным подразделениям в течение 3 дней со дня поступления.

18. Запросы, полученные по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном порядке.

19. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

20. При необходимости отдельные запросы докладываются руководству ФСБ России (органа безопасности), после чего с резолюцией направляются в архивное подразделение по месту хранения архивных документов.

21. Анализ тематики поступивших запросов осуществляется в архивном подразделении с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала. При этом определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретного органа или организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, в случаях отсутствия необходимой информации либо когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию данного архивного подразделения.

22. По итогам анализа тематики поступивших запросов архивное подразделение в течение 7 дней со дня регистрации направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации, в которых может находиться необходимая для исполнения запросов информация.

23. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, архивное подразделение направляет в их адрес копии запроса с просьбой о направлении ответа заявителю.

24. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие органы и организации архивное подразделение письменно уведомляет об этом заявителя.

25. В случае наличия в архивном подразделении необходимых для ответа на запрос архивных документов или информации осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, выписок, копий.

26. Архивные справки, выписки, копии, а также уведомления, предназначенные для направления заявителям, проживающим (находящимся) в Российской Федерации и на территориях государств - участников СНГ, высылаются архивными подразделениями по почте непосредственно в адреса заявителей.

27. Отправка архивных справок, выписок, копий и уведомлений заявителям, проживающим (находящимся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств - участников СНГ, осуществляется через МИД России.

28. В случае если запрос поступил через МИД России, ответы направляются непосредственно в его адрес.

29. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений; необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса; причины, указанные в пункте 15 Административного регламента. При этом заявителю может быть сообщено о возможных местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, адресах архивов соответствующих органов и организаций.

30. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

31. Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 2 к Административному регламенту.