ТК РФ не закрепляет, в какой форме нужно запросить у работника объяснение. Однако с учетом практики безопаснее направить сотруднику письменное уведомление.
В одном из споров работодатель отмечал, что истребовал объяснения устно, а после составил акты об отказе от них. Апелляция подчеркнула: устный запрос не подтверждает, что порядок применения взыскания соблюден. Нужно предъявлять письменное требование сотруднику под подпись. 7-й КСОЮ не изменил определение.
В другой ситуации 3-й КСОЮ поддержал вывод, что закон не предусматривает запрос объяснений по телефону. В том примере работодатель вовсе не зафиксировал в документах факт истребования объяснений и отказ от них.
В практике 2-го КСОЮ и 9-го КСОЮ также были случаи, когда суды отклоняли доводы об устных запросах.
Как составить уведомление о необходимости дать объяснения, подскажет готовое решение.
Сотрудника уволили за длительный прогул (более 3 месяцев). За это время работодатель один раз истребовал объяснения, но по последующим неявкам запросы не направлял. Суд отметил, что процедуру привлечения к ответственности нарушили.
Примеры из практики 3-го КСОЮ и 5-го КСОЮ также подтверждают, что нужно требовать объяснения за все дни отсутствия, которые планируете упоминать в приказе об увольнении.
Когда работодатель за непродолжительный период применяет несколько взысканий, суд может признать его действия намеренными и решить, что сотруднику не дали шанса изменить отношение к труду.
Например, эту позицию апелляции поддержал 2-й КСОЮ в случае, когда между выговором и увольнением было 8 дней. Выбор крайней меры дисциплинарного воздействия сочли незаконным.
В практике также есть примеры, когда за срок менее месяца к сотрудникам применяли несколько взысканий и увольняли за неоднократное неисполнение обязанностей. 5-й КСОЮ согласился с выводом о том, что работодатель действовал специально и злоупотреблял правом. 9-й КСОЮ направил дело на новое рассмотрение, так как апелляция не учла в том числе короткий промежуток времени между взысканиями и не проверила, была ли у работника возможность исправиться.
Аналогичную позицию ранее высказывал ВС РФ.
Работодатель объявил сотруднику замечание, а после решил поправить приказ — добавить ссылки на пункты локальных актов. Апелляция признала это нарушением. 3-й КСОЮ подчеркнул: после применения взыскания нельзя совершать юридически значимые действия, которые затрагивают права и интересы работника. Особенно в том случае, когда срок привлечения к ответственности истек.
В споре об увольнении 8-й КСОЮ согласился с тем, что без согласия сотрудника работодатель не вправе изменять приказ после того, как расторг договор.
Руководитель принял решение об увольнении за несколько дней до того, как получил от сотрудника объяснения. Об этом свидетельствовала резолюция на служебной записке. Хотя приказ о расторжении договора издали позже, суды сочли, что работодатель нарушил процедуру применения взыскания.
В другом примере резолюцию о выговоре также поставили до того, как работник объяснил нарушение. 1-й КСОЮ отметил, что работодатель применил взыскание без учета обстоятельств проступка.
Работодатели часто допускают ошибки при составлении приказа о взыскании, поскольку не описывают нарушение подробно. Суд может признать этот документ незаконным, если в нем привели только общие формулировки: не указали время, место, обстоятельства совершения проступка, обязанности, которые не исполнил сотрудник. Как отмечал ВС РФ, суд не вправе за работодателя определять, в чем состоит нарушение.
5-й КСОЮ дважды направлял дело на новое рассмотрение, так как в приказе не было конкретики. В нем сделали отсылку к служебной записке, но не указали дату ее составления. Поскольку материалы дела включали несколько таких документов, невозможно понять, какой из них лег в основу приказа.
3-й КСОЮ отмечал: нельзя восполнить описание проступка из документов, которые получили при служебной проверке. Приказ имеет распорядительный характер, а значит, именно в нем нужно отразить обстоятельства нарушения.
В практике 1-го КСОЮ, 4-го КСОЮ и 6-го КСОЮ также встречались примеры, когда судам не хватило подробностей в приказах.